تضمنت اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات الاجتماعية والمعاشات الصادر بالقانون رقم 148 لسنة 2019
مادة (9) :
تنشئ الهيئة ملف تأمين اجتماعي لكل مؤمن عليه من الخاضعين لأحكام القانون على أن يتضمن هذا الملف البيانات والمستندات اللازمة لتحديد وحساب أي التزام قد يتحمل به المؤمن عليه وفقًا لأحكام القانون، كما يمكنها من تقدير وحساب قيمة الحقوق التأمينية المقررة وصرفها للمؤمن عليه عند تحقق إحدى حالات الاستحقاق وفقًا للقانون.
وعلى صاحب العمل بوحدات الجهاز الإداري للدولة والهيئات العامة والقطاع العام وقطاع الأعمال العام أن ينشئ جهازًا للتأمين الاجتماعي لتنفيذ أحكام القانون ولائحته التنفيذية، يعمل به عدد كاف من العاملين المؤهلين المدربين.
ويجوز لرئيس الهيئة أو من يفوضه الترخيص لمنشآت القطاع الخاص بإنشاء الجهاز المشار إليه بشرط قيام صاحب العمل بإنشاء ملف الكتروني يتضمن كافة بيانات العاملين بالمنشأة.
وعلى صاحب العمل أن يتخذ كافة الإجراءات التي تكفل التنسيق بين جهاز التأمين الاجتماعي والأجهزة الأخرى المعنية لديه.


بناء على ما تقدم
يكون قانونى عدم استلام المناطق التامينية للملفات التامينية من جهات العمل الغير مستوفى مستنداتها كاستمارة حصر الورثة او موافقة البنك على تحويل المعاش او اى مستند اخر يتم وضعه بمعرفة اصحاب الشأن وارجعها لجهة العمل مرة اخرى حتى يتم استكمال تلك المستندات